Excel制作考勤表格的文字教程
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平常單位的一些進(jìn)貨單出庫(kù)單類的表格都是用excel制作的，今天單位沒(méi)有考勤表了，于是我就用excel制作考勤表，這樣就不用出去買(mǎi)了，而且單位人也少，我就可以以后利用電子考勤表來(lái)自動(dòng)計(jì)算每個(gè)人的考勤了。
1、打開(kāi)一張空白的EXCEL工作表，先按下圖所示畫(huà)出樣子。
圖中M1:P1是合并單元格，用于填寫(xiě)“年”，S1:T1是合并單元格，用于填寫(xiě)“月”，為了醒目設(shè)置成淺藍(lán)色底紋。
2、為了讓第二行中的“星期”能自動(dòng)顯示，需要設(shè)置公式，如下：在D2單元格中輸入公式 =IF(WEEKDAY(DATE($M$1,$S$1,D3),2)=7,"日",WEEKDAY(DATE($M$1,$S$1,D3),2))
這時(shí)就能看到D2單元格中出現(xiàn)一個(gè)表示星期的“日”字（這說(shuō)明2011年5月1號(hào)是星期日）。
公式含義：先用DATE函數(shù)把M1格中的“年”、S1格中的“月”、D3格中的“日”組成一個(gè)電腦能識(shí)別的“日期”；再用WEEKDAY函數(shù)把這個(gè)“日期”變成星期所代表的數(shù)字。WEEKDAY函數(shù)后面加了參數(shù)“2”，是為了讓星期一顯示為“1”，讓星期二顯示為“2”...讓星期日顯示為“7”。由于我們不習(xí)慣把星期日叫成“星期7”，所以最后用IF函數(shù)做判斷，把顯示為“7”的自動(dòng)改成“日”。提示：函數(shù)DATE與WEEKDAY在EXCEL自帶的幫助中有詳細(xì)的用法介紹，想了解它們的朋友可以參考。
為了方便我們中國(guó)人的習(xí)慣，還要把顯示為阿拉伯小寫(xiě)數(shù)字的星期變成中文數(shù)字，即“星期1”變成“星期一”這種格式。這就需要通過(guò)定義單元格格式來(lái)實(shí)現(xiàn)。選中D2單元格，按鼠標(biāo)右鍵“單元格格式”，在出現(xiàn)的格式窗口中選“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在左側(cè)的“分類”框中選“特殊”，在右側(cè)的“類型”框中選“中文小寫(xiě)數(shù)字”，按“確定”退出。這些完成后就可以用鼠標(biāo)選中D2單元格，按住它右下角的“填充柄”拖動(dòng)復(fù)制AH2單元格，效果如下圖：
在AI單元格中可以通過(guò)公式顯示當(dāng)月的總天數(shù)，公式 =DAY(DATE(M1,S1+1,1)-1）公式含義：先由DATE函數(shù)“DATE(M1,S1+1,1)”得到本月的下一個(gè)月月初1號(hào)的日期。本例中，本月是5月份，下一月的月初一號(hào)就是6月1日。再用減1得到本月最后一天的日期，即5月31日，最后再由DAY函數(shù)取出表示當(dāng)月天數(shù)的“31”。
3、先設(shè)定一些考勤符號(hào)，放在AR列中，如圖所示：
這些符號(hào)并非統(tǒng)一規(guī)定，可根據(jù)習(xí)慣及喜好來(lái)自己設(shè)定，也可用漢字來(lái)代表，總之自己看著習(xí)慣就行了。怎么把這些符號(hào)方便快捷的輸入到考勤表中D4:AH33區(qū)域中呢？我們采用下拉框的方法。選中D4:AH33區(qū)域，按上面工具欄中的“數(shù)據(jù)-有效性”，彈出有效性設(shè)置對(duì)話框，選“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”中選“序列”，在“來(lái)源”中點(diǎn)擊右端的折疊按鈕，然后用鼠標(biāo)在表格中選取AR1:AR8區(qū)域，再次點(diǎn)擊折疊按鈕，回到有效性設(shè)置窗口，按“確定”退出。
完成后，在考勤表的D4:AH33區(qū)域中任意一個(gè)單元格選中時(shí)，都會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉框按鈕，點(diǎn)擊按鈕就彈出下拉框，可用鼠標(biāo)方便的選取要輸入的考勤符號(hào)。
4、考勤已經(jīng)可以輸入了，怎樣統(tǒng)計(jì)每個(gè)人的出勤情況呢？還是通過(guò)公式自動(dòng)來(lái)統(tǒng)計(jì)。先劃出一塊區(qū)域來(lái)做考勤統(tǒng)計(jì)，如下圖紅圈范圍：
這個(gè)區(qū)域中要設(shè)置多個(gè)合并單元格，AK4:AK5是合并的，AL4:AL5是合并的......AP4:AP5是合并的。也就是每一個(gè)姓名對(duì)應(yīng)的上下兩行需要合并，這樣方便把上午與下午統(tǒng)計(jì)在一個(gè)格中。做完AL4:AP5區(qū)域的合并操作后，選中區(qū)域右下角填充柄，按住鼠標(biāo)左鍵向下拉動(dòng)，一直到AP33單元格再松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵，就能快速的把下面單元格分別也變成合并狀態(tài)。（其實(shí)就是復(fù)制了AL4:AP5的樣式）
由于第一個(gè)人的考勤記錄區(qū)域是D4:AH5區(qū)域，所以需要將此區(qū)域中的考勤符號(hào)出現(xiàn)次數(shù)統(tǒng)計(jì)出來(lái)，就能知道這個(gè)人的考勤情況了。先在AK3:AP3中輸入考勤符號(hào)，然后在AK4單元格中輸入公式 =COUNTIF($D4:$AH5,AK$3)，公式含義：使用COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計(jì)D4:AH5區(qū)域內(nèi)出現(xiàn)了幾次AK3格中的符號(hào)。用拖動(dòng)復(fù)制功能把這個(gè)公式復(fù)制到AK4:AP4區(qū)域中。再選中AK4:AP4區(qū)域，按住AP4右下角的填充柄向下拖動(dòng)復(fù)制，一直復(fù)制到AP33單元格。
現(xiàn)在統(tǒng)計(jì)區(qū)域中的每個(gè)格都有公式了，由于公式中某些部份使用了絕對(duì)引用符號(hào)“$”，所以在拖動(dòng)復(fù)制中，每個(gè)單元格的公式都是不太一樣的。提示：在這個(gè)考勤表中，多次使用了“拖動(dòng)復(fù)制”方法，可以極大的簡(jiǎn)化輸入公式與設(shè)置格式的操作，而且在公式中靈活使用絕對(duì)引用符號(hào)“$”，也能把有規(guī)律變化的公式快速輸入到區(qū)域中，避免了逐個(gè)輸入的麻煩?，F(xiàn)在我們看一下有統(tǒng)計(jì)公式的效果
在統(tǒng)計(jì)結(jié)果中，會(huì)有許多0值出現(xiàn)，表示對(duì)應(yīng)的考勤符號(hào)未在考勤區(qū)域中出現(xiàn)，0值太多時(shí)會(huì)感覺(jué)很“亂”，我們通過(guò)設(shè)置來(lái)“隱藏”這些0值。按工具欄中的“工具-選項(xiàng)”，出現(xiàn)選項(xiàng)窗口，按下圖設(shè)置，去掉“零值”前的勾，就可使這些0值不顯示出來(lái)。
5、到這里，考勤表基本上就完成了。細(xì)心的朋友會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)小問(wèn)題，就是AF3、AG3、AH3這三個(gè)格中始終出現(xiàn)29、30、31這三個(gè)日期，即使在2月份只有28天的情況下也是如此，感到非常不爽。我們可以用條件格式的方法來(lái)讓它們自動(dòng)根據(jù)月份的變化來(lái)顯示或隱藏，即小月時(shí)AH3格變成空白，大月時(shí)才顯示31，在二月份時(shí)如果不是閏月，就不顯示AF3、AG3、AH3格中的數(shù)字。選中AF3:AH3區(qū)域，按“格式-條件格式”，按下圖設(shè)置：
用這種條件格式的方法還能設(shè)置D2:AH2區(qū)域，讓它們?cè)谛瞧诹c星期日時(shí)變成不同顏色，能更直觀的顯示每周情況，設(shè)置方法大家可以自己琢磨一下。
上面用excel制作考勤表的步驟基本上屬于通用類型的，適合很多公司使用，大家也可以根據(jù)自己的情況個(gè)性設(shè)置。
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